Refonte complète de la facturation automatisée d'une agence de talents
Fraich Touch est une agence de management qui représente des créateurs de contenu et des athlètes de premier plan, dont Major Mouvement. Leur modèle repose sur une commission de 20% sur chaque deal négocié entre un talent et une marque (L'Oréal, NutriPur…). Concrètement, ça implique des dizaines de transactions en parallèle, chacune avec son cycle de vie : devis, facturation échelonnée (jusqu'à 12 factures par deal), VHR (frais variables), gestion de la TVA selon que le talent est français ou étranger, et des bons de commande pour certains clients. Tout est géré entre HubSpot (CRM), Pennylane (comptabilité) et les communications aux talents.
Fraich Touch avait déjà investi dans l'automatisation de sa facturation avec un premier prestataire. Mais le projet, prévu pour septembre 2025, n'était livré qu'à 70-80% en décembre. Entre-temps, Pennylane avait changé son API deux fois, obligeant le prestataire à reconstruire le système trois fois — sans jamais nettoyer les anciennes versions. Résultat concret : • 33 scénarios Make empilés, dont 28 étaient des reliques inutilisées (tests, backups, anciennes versions) • 16 factures bloquées dans la file d'erreurs de Make, jamais envoyées aux clients — du CA en suspens que personne ne voyait • Un bug d'acomptes qui marquait les deals comme "payés" alors que seul un acompte avait été versé (3-4 deals faussés par mois) • Zéro visibilité : les factures étaient stockées dans un Data Store Make accessible uniquement par API. Les erreurs étaient découvertes par hasard • Chaque pipeline annuel (2025, 2026) était codé en dur — ajouter 2027 nécessitait de dupliquer manuellement tous les scénarios Quand William, le fondateur, nous contacte en janvier 2026, son équipe a perdu confiance dans le système. Ils ne savent pas quelles factures sont parties, lesquelles sont bloquées, ni pourquoi.
Après un audit complet des 33 scénarios, 17 connexions et 3 Data Stores, le diagnostic est clair : patcher l'existant serait plus long et plus coûteux que de tout reconstruire. On repart de zéro avec une architecture pensée pour durer. 𝗡𝗼𝘂𝘃𝗲𝗹𝗹𝗲 𝗮𝗿𝗰𝗵𝗶𝘁𝗲𝗰𝘁𝘂𝗿𝗲 HubSpot reste la source unique (CRM), mais Notion remplace les Data Stores opaques de Make pour le suivi et la configuration. 4 scénarios Make propres et documentés remplacent les 33 précédents. 𝗚é𝗻é𝗿𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻 𝗮𝘂𝘁𝗼𝗺𝗮𝘁𝗶𝗾𝘂𝗲 𝗱𝗲𝘀 𝗱𝗲𝘃𝗶𝘀 Dès qu'un deal passe en "BRAVO" dans HubSpot, le devis se crée dans Pennylane avec le bon montant, la bonne TVA et le bon contact — et s'envoie au client. Si le client signe, le devis passe automatiquement en "accepté". 𝗙𝗮𝗰𝘁𝘂𝗿𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻 é𝗰𝗵𝗲𝗹𝗼𝗻𝗻é𝗲 𝗶𝗻𝘁𝗲𝗹𝗹𝗶𝗴𝗲𝗻𝘁𝗲 Jusqu'à 12 factures par deal, créées en brouillon avec les bonnes dates. Chaque jour à 9h, les factures du jour sont finalisées et envoyées. VHR intégrés automatiquement à la première facture. TVA calculée selon le code pays du talent. 𝗗𝗲𝗺𝗮𝗻𝗱𝗲 𝗱𝗲 𝗳𝗮𝗰𝘁𝘂𝗿𝗲 𝘁𝗮𝗹𝗲𝗻𝘁 Quand un paiement client est reçu, le talent reçoit automatiquement un email avec les détails de la transaction. Talent non trouvé dans la base ? Alerte automatique à l'équipe. 𝗗𝗮𝘀𝗵𝗯𝗼𝗮𝗿𝗱 𝗡𝗼𝘁𝗶𝗼𝗻 𝘁𝗲𝗺𝗽𝘀 𝗿é𝗲𝗹 Chaque facture a son statut en temps réel, ses erreurs détaillées et un lien direct vers le deal HubSpot. L'équipe filtre par client, date ou statut en un clic. Alertes automatiques en cas d'erreur. 𝗖𝗼𝗻𝗳𝗶𝗴𝘂𝗿𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻 𝗱𝘆𝗻𝗮𝗺𝗶𝗾𝘂𝗲 Au lieu de coder les IDs des pipelines en dur, les scénarios lisent une table de configuration Notion. Pour ajouter le pipeline 2027, il suffit d'ajouter une ligne — zéro scénario à toucher.
𝗙𝗶𝗮𝗯𝗶𝗹𝗶𝘁é 𝘁𝗼𝘁𝗮𝗹𝗲 𝗱𝗲 𝗹𝗮 𝗳𝗮𝗰𝘁𝘂𝗿𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻 Les 16 factures bloquées dans la Dead Letter Queue, c'est terminé. Chaque facture est envoyée à temps, chaque erreur remonte instantanément dans Notion. Plus de CA bloqué, plus de retards de paiement découverts par hasard. 𝗩𝗶𝘀𝗶𝗯𝗶𝗹𝗶𝘁é 𝗲𝗻 𝘁𝗲𝗺𝗽𝘀 𝗿é𝗲𝗹 L'équipe est passée de zéro visibilité à un dashboard Notion où chaque facture a son statut, ses erreurs détaillées et un lien direct vers le deal HubSpot. Lise gère les paiements quotidiens (6-7 par jour) en quelques clics au lieu de naviguer entre HubSpot, Pennylane et des fichiers Excel. 𝟰𝗵/𝘀𝗲𝗺𝗮𝗶𝗻𝗲 é𝗰𝗼𝗻𝗼𝗺𝗶𝘀é𝗲𝘀 Debugging d'une erreur : 5 min au lieu de 30-60 min. Modification d'un flux : 1h au lieu de 2h × 2 scénarios. Vérification des factures : 1 clic au lieu d'un contrôle manuel souvent oublié. 𝗦𝗰𝗮𝗹𝗮𝗯𝗶𝗹𝗶𝘁é 𝗶𝗻𝘁é𝗴𝗿é𝗲 Le système est prêt pour 2027, 2028 et au-delà sans refonte. Ajouter un pipeline annuel prend 30 minutes au lieu d'une journée — il suffit d'ajouter une ligne dans la table de configuration Notion. 𝗔𝘂𝘁𝗼𝗻𝗼𝗺𝗶𝗲 𝗱𝗲 𝗹'é𝗾𝘂𝗶𝗽𝗲 Système documenté, vidéo de formation, dashboard intuitif. L'équipe gère les paiements, les vérifications et le suivi en autonomie complète. La formation d'un nouveau collaborateur prend 30 minutes au lieu de plusieurs heures.
𝗦𝗲𝗺𝗮𝗶𝗻𝗲 𝟭 — 𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁 𝗲𝘁 𝗱𝗶𝗮𝗴𝗻𝗼𝘀𝘁𝗶𝗰 Analyse complète du compte Make (33 scénarios, 17 connexions, 3 Data Stores). Mapping du pipeline commercial HubSpot et des spécificités métier (TVA, VHR, échelonnement, bons de commande). Livraison d'un rapport d'audit détaillé avec vidéo explicative et recommandation de refonte. 𝗦𝗲𝗺𝗮𝗶𝗻𝗲 𝟮 — 𝗗é𝘃𝗲𝗹𝗼𝗽𝗽𝗲𝗺𝗲𝗻𝘁 Construction des 4 scénarios Make, dashboard Notion, intégration Pennylane API v2. Mise en place des webhooks HubSpot en remplacement du polling horaire. Configuration du mapping dynamique et de la logique TVA par code pays. 𝗦𝗲𝗺𝗮𝗶𝗻𝗲𝘀 𝟯-𝟰 — 𝗧𝗲𝘀𝘁𝘀 𝗲𝘁 𝗶𝘁é𝗿𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻𝘀 Sessions de test en live avec l'équipe sur des vrais deals. Corrections TVA, ajustement des workflows devis, validation du processus de réclamation facture talents. Migration des données historiques HubSpot vers Notion. Points de suivi bi-hebdomadaires. 𝗠𝗶𝘀𝗲 𝗲𝗻 𝗽𝗿𝗼𝗱𝘂𝗰𝘁𝗶𝗼𝗻 Nettoyage des statuts par l'équipe, activation progressive, vidéo de formation pour les agents. 1 mois de support post-livraison inclus.
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